Ile kosztuje windykacja przez radcę prawnego — które koszty płaci wierzyciel, a które zwraca dłużnik

Zasada: koszty procesu zwraca przegrywający

Strona przegrywająca sprawę zwraca przeciwnikowi, na jego żądanie, koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw (art. 98 § 1 k.p.c.). Strona działająca przez radcę prawnego lub adwokata musi złożyć spis kosztów albo zgłosić wniosek o przyznanie kosztów według norm przepisanych najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia. Jeżeli tego nie zrobi, roszczenie o zwrot kosztów wygasa (art. 109 § 1 k.p.c.).

Od tej zasady są wyjątki. Jeżeli powództwo uwzględniono tylko w części, koszty są co do zasady wzajemnie znoszone albo stosunkowo rozdzielane (art. 100 k.p.c.). Pozwanemu, który nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał żądanie przy pierwszej czynności procesowej, zwrot kosztów należy się pomimo uwzględnienia powództwa (art. 101 k.p.c.). W wypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić od przegrywającego tylko część kosztów albo w ogóle nie obciążać go kosztami (art. 102 k.p.c.).

Przed procesem: rekompensata i zwrot kosztów odzyskiwania należności

Wezwanie do zapłaty możesz przygotować w generatorze wezwania w moim serwisie pozewdosadu.pl albo zlecić kancelarii — wtedy jej wynagrodzenie ponosisz najpierw Ty. Jeżeli należność wynika z transakcji handlowej, część kosztów działań przedsądowych można przenieść na dłużnika. Transakcją handlową jest w szczególności umowa między przedsiębiorcami, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawarta przez nich w związku z wykonywaną działalnością (art. 2 pkt 1 i art. 4 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, dalej: u.p.n.o.).

Od dnia nabycia uprawnienia do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych wierzycielowi przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jest to równowartość 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia (art. 10 ust. 1 u.p.n.o.). Sąd Najwyższy przyjął, że rekompensata należy się bez wykazywania poniesienia tych kosztów (uchwała z 11 grudnia 2015 r., III CZP 94/15, podjęta na tle wcześniejszego brzmienia przepisu, które przewidywało wyłącznie 40 euro). Sposób jej liczenia opisałem w przewodniku o rekompensacie.

Poniesione koszty odzyskiwania należności przewyższające rekompensatę podlegają zwrotowi w uzasadnionej wysokości (art. 10 ust. 2 u.p.n.o.). W uchwale z 12 grudnia 2019 r. (III CZP 48/19), dotyczącej pierwotnego brzmienia przepisu, Sąd Najwyższy przyjął, że obejmuje to celowe koszty windykacji, w tym wynagrodzenie wypłacone prawnikowi lub firmie windykacyjnej w celu odzyskania należności. Wierzyciel musi jednak wykazać poniesienie tych kosztów, ich wysokość i adekwatny związek przyczynowy między nimi a zwłoką dłużnika w zapłacie. Jeżeli koszty poniesiono niecelowo lub nieracjonalnie, sąd może zasądzić je tylko w części odpowiadającej kosztom celowym i racjonalnym albo oddalić żądanie w całości.

Opłata od pozwu: uiszcza ją wierzyciel

Opłatę od pozwu uiszcza co do zasady powód przy jego wniesieniu (art. 2 ust. 2 i art. 10 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, dalej: u.k.s.c.). Przy wartości przedmiotu sporu do 20 000 zł opłata jest stała i wynosi od 30 zł do 1 000 zł, zależnie od przedziału (art. 13 ust. 1 u.k.s.c.). Powyżej 20 000 zł opłata wynosi 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 100 000 zł (art. 13 ust. 2 u.k.s.c.). Od pozwu spełniającego przesłanki do rozpoznania w postępowaniu nakazowym oraz od pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU) pobiera się czwartą część opłaty, nie mniej niż 30 zł (art. 19 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 u.k.s.c.). Przy wartości przedmiotu sporu 40 000 zł opłata wynosi więc 2 000 zł, a w postępowaniu nakazowym lub w EPU — 500 zł. Pełne zestawienie przedziałów zamieściłem w poradniku o postępowaniu upominawczym i nakazowym.

Do wartości przedmiotu sporu nie wlicza się odsetek ani kosztów żądanych obok roszczenia głównego (art. 20 k.p.c.). W uchwale z 10 czerwca 2026 r. (III CZP 6/26) Sąd Najwyższy uznał jednak, że wlicza się do niej rekompensatę dochodzoną wraz z należnością główną z transakcji handlowej. Przy takim ujęciu rekompensata zwiększa podstawę obliczenia opłaty i stawki kosztów zastępstwa; gdy należność jest bliska górnej granicy przedziału, może zdecydować o wyższej opłacie lub stawce.

Sprzeciw w EPU prowadzi do umorzenia postępowania w zakresie, w którym nakaz zapłaty utracił moc (art. 505³⁶ k.p.c.). Jeżeli w ciągu trzech miesięcy od wydania postanowienia o umorzeniu wniesiesz pozew o to samo roszczenie w postępowaniu innym niż EPU, opłatę z EPU zalicza się na poczet opłaty od nowego pozwu (art. 19 ust. 2 pkt 2 u.k.s.c.). Sąd uwzględni wtedy na żądanie strony także koszty EPU (art. 505³⁷ § 2 k.p.c.). W uchwale z 13 czerwca 2024 r. (III CZP 48/23) Sąd Najwyższy wskazał, że w takiej sprawie o kosztach zastępstwa procesowego orzeka się z uwzględnieniem jednej opłaty za pełnomocnika.

Koszty zastępstwa procesowego: stawka z rozporządzenia, nie faktura kancelarii

Wynagrodzenie pełnomocnika wchodzi do kosztów procesu najwyżej w wysokości stawek określonych w odrębnych przepisach (art. 98 § 3 i art. 99 k.p.c.). Są to rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 118, dalej: rozporządzenie) oraz w sprawie opłat za czynności adwokackie (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 215). W zakresie omówionym niżej oba przewidują te same stawki i zasady. W sprawach rozpoznawanych w postępowaniu upominawczym, w EPU i w postępowaniu nakazowym stawka minimalna przy wartości przedmiotu sprawy powyżej 10 000 zł do 50 000 zł wynosi 2 400 zł (§ 3 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia). Po skutecznym wniesieniu sprzeciwu albo zarzutów opłatę ustala się na zasadach ogólnych (§ 3 ust. 2) — w tym przedziale stawka minimalna wynosi 3 600 zł (§ 2 pkt 5).

Opłatę wyższą od stawki minimalnej ustala się, jeżeli uzasadnia to niezbędny nakład pracy pełnomocnika, wartość przedmiotu sprawy, wkład pracy pełnomocnika w wyjaśnienie sprawy albo jej rodzaj i zawiłość (§ 15 ust. 3 rozporządzenia). Nakład pracy obejmuje także czynności podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu, również przed wniesieniem pozwu. Tak ustalona opłata nie może przekroczyć sześciokrotności stawki minimalnej ani wartości przedmiotu sprawy. Wniosek o zasądzenie kosztów zastępstwa może zawierać oświadczenie o wysokości kosztów obciążających stronę z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika. Bez takiego oświadczenia opłatę ustala się w wysokości stawki minimalnej, chyba że okoliczności z § 15 ust. 3 przemawiają za innym jej ustaleniem (§ 16). Honorarium uzgodnione z kancelarią w części przekraczającej kwotę zasądzoną tytułem kosztów zastępstwa nie podlega więc zwrotowi w ramach kosztów procesu.

Przykład: wartość przedmiotu sporu 40 000 zł, pozew spełnia przesłanki postępowania nakazowego, dłużnik nie wnosi zarzutów. Wierzyciel uiszcza opłatę 500 zł. W nakazie zapłaty sąd nakazuje dłużnikowi zaspokoić roszczenie wraz z kosztami (art. 480² § 1 k.p.c.). Jeżeli wierzyciel o to wniesie, koszty te obejmują w szczególności opłatę od pozwu i koszty zastępstwa w wysokości stawki minimalnej 2 400 zł, chyba że zachodzą podstawy do ustalenia wyższej opłaty.

Egzekucja: co komornik ściąga od dłużnika, a co pokrywa wierzyciel

Opłatę stosunkową za egzekucję świadczenia pieniężnego komornik ściąga od dłużnika wraz z egzekwowanym świadczeniem (art. 21 ust. 1 i art. 27 ustawy o kosztach komorniczych, dalej: u.k.k.). Dłużnik zwraca też wierzycielowi koszty niezbędne do celowego przeprowadzenia egzekucji (art. 770 § 1 k.p.c.). Wynagrodzenie z tytułu zastępstwa prawnego wchodzi do kosztów egzekucji zwracanych przez dłużnika najwyżej w wysokości stawki minimalnej (art. 770 § 4 k.p.c.). Stawka ta wynosi 25% stawki z § 2 rozporządzenia, a przy egzekucji z nieruchomości 50% (§ 8 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia).

Wierzyciel, który wnosi o czynność komornika powodującą wydatki, musi natomiast co do zasady uiścić na nie zaliczkę (art. 7 ust. 1 u.k.k.). Gdy egzekucja okaże się w całości lub w części bezskuteczna, komornik pobiera od wierzyciela kwotę wydatków niepokrytych ani jego zaliczkami, ani wyegzekwowaną częścią świadczenia (art. 7 ust. 6 u.k.k.). Po umorzeniu egzekucji z powodu bezskuteczności (art. 824 § 1 pkt 3 k.p.c.) pobiera od niego także opłatę do 150 zł, od której ustawa przewiduje zwolnienia (art. 29 ust. 4 i 5 u.k.k.). Zwolnienie, z którego na określonych warunkach mogą skorzystać przedsiębiorcy, omówiłem razem z innymi opłatami komorniczymi w poradniku o drodze od nakazu zapłaty do komornika.

Koszty, których wierzyciel może nie odzyskać

Ostatecznie wierzyciel może więc ponieść w szczególności:

• honorarium ponad koszty zastępstwa zasądzone od dłużnika (art. 98 § 3 i art. 99 k.p.c.),
• koszty odzyskiwania należności przewyższające rekompensatę — w części, której nie wykaże albo której sąd nie uzna za uzasadnioną (art. 10 ust. 2 u.p.n.o.),
• koszty EPU, jeżeli po jego umorzeniu nie wniesie w ciągu trzech miesięcy pozwu o to samo roszczenie (art. 505³⁷ k.p.c.),
• przy egzekucji bezskutecznej — wydatki komornika, w tym pokryte z wpłaconych zaliczek (art. 7 ust. 1 i 6 u.k.k.), a po umorzeniu egzekucji także opłatę do 150 zł pobraną od wierzyciela (art. 29 ust. 4 u.k.k.), jeżeli nie zachodzi zwolnienie z art. 29 ust. 5 u.k.k.

Zasądzenie kosztów nie jest jeszcze ich odzyskaniem: opłata sądowa i koszty zastępstwa wracają dopiero wtedy, gdy dłużnik zapłaci albo komornik ściągnie je z jego majątku. Dlatego przed pozwem warto ocenić, czy egzekucja może być skuteczna, i sprawdzić, czy roszczenie nie jest przedawnione — terminy omawiam w przewodniku o przedawnieniu faktur B2B.

Wycena przed decyzją o współpracy

Plan działania i honorarium ustalamy przed Twoją decyzją o współpracy; ocenię też, czy egzekucja rokuje, zanim wydasz pieniądze na proces. W moim serwisie pozewdosadu.pl cennik podaje ceny wezwania do zapłaty i pozwu w EPU. Całą drogę od wezwania do komornika opisałem w przewodniku krok po kroku, a zakres pomocy przedstawiam na stronie Windykacja.

Zadzwoń pod numer 601 220 609 albo umów spotkanie w biurze; prowadzę też sprawy online.

Zadzwoń: 601 220 609 — umówimy konsultację w biurze albo online.