Windykacja należności od kontrahenta — krok po kroku
Kontrahent nie zapłacił faktury i przestał odbierać telefony? Poniżej cała droga odzyskiwania należności — w kolejności, w jakiej naprawdę się ją przechodzi, z pułapkami, na których wierzyciele tracą pieniądze najczęściej.
Krok 0. Zanim cokolwiek wyślesz — policz i sprawdź
Zbierz dokumenty: umowę lub zamówienie, fakturę, potwierdzenie wykonania usługi albo dostawy (protokoły, korespondencję, WZ-ki). Sprawdź kontrahenta w KRS lub CEIDG — czy w ogóle jeszcze istnieje i kto za niego odpowiada.
I rzecz najważniejsza: przedawnienie. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat, przy sprzedaży w ramach działalności — 2 lat, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Uwaga — są liczne wyjątki! Liczenie bywa podchwytliwe, dlatego im starsza faktura, tym szybciej skonsultuj sprawę — czasem tygodnie decydują o wszystkim.
Krok 1. Wezwanie do zapłaty
Formalne wezwanie robi dwie rzeczy: daje dłużnikowi ostatnią szansę na tani koniec sporu i buduje Twoją pozycję procesową. Dobre wezwanie wskazuje podstawę (faktura, umowa), kwotę z odsetkami, termin zapłaty i konsekwencje jego bezskutecznego upływu. Pismo z kancelarii ma tu inną wagę niż monit z księgowości — dłużnik widzi, że sprawa realnie zmierza do sądu, a koszty zaczną rosnąć.
Wisienka, o której zapomina większość przedsiębiorców: w transakcjach B2B za każdą opóźnioną fakturę należy Ci się zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności — 40, 70 lub 100 euro w zależności od kwoty. Bez wzywania, z mocy ustawy. Przy kilkudziesięciu fakturach rocznie to realne pieniądze.
Krok 2. Pozew o zapłatę
Gdy wezwanie nie działa, kierujemy sprawę do sądu — najczęściej w postępowaniu upominawczym, a przy mocnych dokumentach (np. zaakceptowana faktura, uznanie długu) w nakazowym. Nakaz zapłaty sąd wydaje na posiedzeniu niejawnym, bez rozprawy; jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu lub zarzutów, nakaz — po zaopatrzeniu go w klauzulę wykonalności — staje się tytułem wykonawczym, czyli dokumentem uprawniającym do egzekucji przez komornika. Koszty procesu — opłatę sądową i wynagrodzenie pełnomocnika według norm — co do zasady pokrywa przegrywający, czyli dłużnik.
Krok 3. Egzekucja komornicza
Prawomocny nakaz lub wyrok z klauzulą wykonalności trafia do komornika. Wskazujemy znane składniki majątku (rachunki, wierzytelności, pojazdy, nieruchomości), a w razie potrzeby komornik poszukuje majątku, korzystając ze swoich uprawnień. „Nie mam z czego zapłacić" bywa prawdą, ale częściej jest taktyką na zwłokę — dlatego rokowania egzekucji oceniam z Klientem, zanim wyda pieniądze na spór.
Kiedy windykacja się nie opłaca — uczciwie
Są sprawy, w których koszty i ryzyko przewyższają realną szansę odzyskania pieniędzy: dłużnik w upadłości bez majątku, roszczenie przedawnione, brak dokumentów. Jeśli tak jest, powiem Ci to na pierwszej rozmowie — zanim zapłacisz za proces, którego nie warto prowadzić. Czasem lepszym ruchem jest ugoda, rozłożenie na raty z uznaniem długu albo sprzedaż wierzytelności.
Jak nie wpaść w to ponownie
Windykacja zaczyna się na etapie podpisywania umowy: dobrze opisany przedmiot i terminy, zaliczki, kary umowne, weksel lub poddanie się egzekucji u silniejszych kontraktów, konsekwentne potwierdzanie odbioru prac. Ustawiam Klientom te mechanizmy raz — procentują przy każdej kolejnej fakturze.
Masz przeterminowane faktury? Zadzwoń: 601 220 609 — powiem Ci, co realnie da się odzyskać.