Windykacja należności od kontrahenta — krok po kroku

Krok 0. Zanim cokolwiek wyślesz — policz i sprawdź

Zbierz dokumenty: umowę lub zamówienie, fakturę, potwierdzenie wykonania usługi albo dostawy (protokoły, korespondencję, WZ-ki). Sprawdź kontrahenta w KRS lub CEIDG — czy w ogóle jeszcze istnieje i kto za niego odpowiada.

I rzecz najważniejsza: przedawnienie. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat (art. 118 k.c.), ale dla najczęstszych umów obowiązują terminy krótsze: 2 lata przy sprzedaży w zakresie działalności sprzedawcy (art. 554 k.c.) i przy usługach świadczonych zawodowo (art. 751 k.c.), 2 lata liczone od oddania dzieła, a nie od faktury, przy umowie o dzieło (art. 646 k.c.), rok przy przewozie (art. 792 k.c.). Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego wyłącznie wtedy, gdy termin wynosi co najmniej dwa lata — terminy roczne kończą się w rocznicę. Liczenie bywa podchwytliwe, dlatego im starsza faktura, tym szybciej skonsultuj sprawę — czasem tygodnie decydują o wszystkim. Wyjątki i pułapki opisałem w przewodniku o przedawnieniu faktur B2B, a tabelę terminów dla poszczególnych typów umów znajdziesz w tekście przedawnienie faktur B2B — 2 czy 3 lata.

Wersję tej drogi napisaną dla przedsiębiorców, którzy chcą działać samodzielnie — z opłatami sądowymi i trybami postępowania — znajdziesz w artykule Kontrahent nie płaci faktury? Co robić krok po kroku.

Krok 1. Wezwanie do zapłaty

Formalne wezwanie robi dwie rzeczy: daje dłużnikowi ostatnią szansę na tani koniec sporu i buduje Twoją pozycję procesową. Dobre wezwanie wskazuje podstawę (faktura, umowa), kwotę z odsetkami, termin zapłaty i konsekwencje jego bezskutecznego upływu. Ma też znaczenie procesowe: pozew musi zawierać informację, czy strony podjęły próbę polubownego rozwiązania sporu (art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c.), a dłużnik, który nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uzna żądanie przy pierwszej czynności, mógłby przerzucić koszty procesu na wierzyciela (art. 101 k.p.c.) — doręczone wezwanie zamyka mu tę furtkę. Jednego wezwanie nie robi: nie przerywa biegu przedawnienia (art. 123 k.c.) — przerywa go dopiero pozew albo uznanie długu przez dłużnika. Pismo z kancelarii — radcy prawnego lub adwokata — ma tu inną wagę niż monit z księgowości — dłużnik widzi, że sprawa realnie zmierza do sądu, a koszty zaczną rosnąć.

Wisienka, o której zapomina większość przedsiębiorców: w transakcjach B2B za każdą opóźnioną fakturę należy Ci się zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności — 40, 70 lub 100 euro w zależności od kwoty. Bez wzywania, z mocy ustawy. Przy kilkudziesięciu fakturach rocznie to realne pieniądze — jak ją naliczać co do złotówki, opisuję w osobnym przewodniku o rekompensacie 40/70/100 euro.

Krok 2. Pozew o zapłatę

Gdy wezwanie nie działa, kierujemy sprawę do sądu. Domyślną ścieżką dla roszczeń pieniężnych jest postępowanie upominawcze: przy braku wątpliwości co do roszczenia sąd wydaje nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym, bez rozprawy, a pozwany ma dwa tygodnie od doręczenia na sprzeciw (art. 480² k.p.c.). Skuteczny sprzeciw przenosi sprawę do zwykłego procesu.

Przy mocnych dokumentach sięgamy po postępowanie nakazowe (art. 485 k.p.c.): podstawą może być zaakceptowany przez dłużnika rachunek, wezwanie do zapłaty wraz z pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu, a w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami — umowa, dowód spełnienia świadczenia niepieniężnego i dowód doręczenia faktury (art. 485 § 2¹ k.p.c.). Zyski są wymierne: opłata od pozwu spada do jednej czwartej (art. 19 ust. 2 pkt 1 u.k.s.c.), nakaz z chwilą wydania jest tytułem zabezpieczenia wykonalnym bez klauzuli (art. 492 § 1 k.p.c.), a pozwany, wnosząc zarzuty, musi opłacić trzy czwarte opłaty (art. 19 ust. 4 u.k.s.c.) — co skutecznie studzi zarzuty składane wyłącznie dla zwłoki.

Prawomocny nakaz lub wyrok, zaopatrzony w klauzulę wykonalności (art. 776 i 777 § 1 pkt 1 k.p.c.), staje się tytułem wykonawczym — dokumentem uprawniającym do egzekucji. Koszty procesu — opłatę sądową i koszty zastępstwa według stawek z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości — co do zasady pokrywa przegrywający (art. 98 k.p.c.), czyli dłużnik.

Krok 3. Egzekucja komornicza

Tytuł wykonawczy trafia do komornika — wybranego przez wierzyciela spośród komorników działających na obszarze apelacji (art. 10 ust. 1 ustawy o komornikach sądowych); wyjątkiem jest egzekucja z nieruchomości, którą prowadzi komornik właściwy dla jej położenia. We wniosku wskazujemy znane składniki majątku (rachunki, wierzytelności u kontrahentów dłużnika, pojazdy, nieruchomości), a gdy ich nie znamy — zlecamy komornikowi poszukiwanie majątku (art. 801¹ k.p.c.). Koszty egzekucji ponosi dłużnik: opłata stosunkowa wynosi 10% wyegzekwowanego świadczenia, a gdy dłużnik zapłaci w ciągu miesiąca od zawiadomienia o wszczęciu — 3% (art. 27 ustawy o kosztach komorniczych).

„Nie mam z czego zapłacić" bywa prawdą, ale częściej jest taktyką na zwłokę — dlatego rokowania egzekucji oceniam z Klientem, zanim wyda pieniądze na spór, a wobec dłużnika ukrywającego majątek sięgam po wyjawienie majątku pod rygorem odpowiedzialności karnej (art. 913 k.p.c.). Egzekucja umorzona z powodu bezskuteczności nie zamyka sprawy: tytuł wykonawczy zachowuje moc przez sześć lat od uprawomocnienia, a każdy kolejny wniosek egzekucyjny przerywa bieg tego terminu.

Szczegółowo o drodze od nakazu do komornika — z terminami i kosztami egzekucji — piszę w tekście od nakazu zapłaty do komornika.

Kiedy windykacja się nie opłaca — uczciwie

Są sprawy, w których koszty i ryzyko przewyższają realną szansę odzyskania pieniędzy: dłużnik w upadłości bez majątku, roszczenie przedawnione (choć wobec przedsiębiorcy sąd nie uwzględnia przedawnienia z urzędu — dłużnik musi podnieść zarzut), brak dokumentów. Jeśli tak jest, powiem Ci to na pierwszej rozmowie — zanim zapłacisz za proces, którego nie warto prowadzić. Czasem lepszym ruchem jest ugoda, rozłożenie na raty z uznaniem długu albo sprzedaż wierzytelności.

Jak nie wpaść w to ponownie

Windykacja zaczyna się na etapie podpisywania umowy: dobrze opisany przedmiot i terminy, zaliczki, kary umowne, weksel in blanco z deklaracją wekslową lub dobrowolne poddanie się egzekucji w akcie notarialnym (art. 777 § 1 pkt 5 k.p.c.) przy większych kontraktach, konsekwentne potwierdzanie odbioru prac. Ustawiam Klientom te mechanizmy raz — procentują przy każdej kolejnej fakturze.

Masz przeterminowane faktury? Zadzwoń: 601 220 609 — powiem Ci, co realnie da się odzyskać.